Việc chuyển đổi từ hệ thống điện thoại truyền thống sang tổng đài ảo đang trở thành xu hướng tất yếu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình setup tổng đài ảo đòi hỏi nhiều bước chuẩn bị kỹ lưỡng. Alohub – Tổng đài Telesale số #1 Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn 12 bước đơn giản để thiết lập hệ thống tổng đài ảo hoàn chỉnh, được chia thành 3 giai đoạn chính.
Giai đoạn 1: Nghiên cứu và Chuẩn bị – Nền tảng cho việc Setup Tổng Đài Ảo
Giai đoạn đầu tiên tập trung vào việc xác định nhu cầu, lên kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi setup tổng đài ảo.
Bước 1: Xác định Nhu cầu Sử dụng Tổng Đài Ảo
Trước khi setup tổng đài ảo, hãy xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp:
- Số lượng người dùng (máy nhánh)
- Ngân sách đầu tư
- Yêu cầu về thủ tục, pháp lý
- Trang thiết bị cần thiết (điện thoại IP, tai nghe,…)
Ngoài ra, hãy cân nhắc các yếu tố như: nhân viên thường xuyên di chuyển bên ngoài, nhu cầu gọi quốc tế, khả năng tích hợp với CRM,… để lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo phù hợp nhất.
Bước 2: Ưu tiên Tính năng Theo Nhu cầu Khi Setup Tổng Đài Ảo
Tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng hữu ích. Hãy xác định những tính năng cần thiết cho doanh nghiệp, ví dụ:
- Tiếp viên ảo tự động: Chuyển hướng cuộc gọi, cung cấp thông tin tự động.
- Định tuyến cuộc gọi thông minh: Phân phối cuộc gọi đến đúng bộ phận/nhân viên.
- Ghi âm cuộc gọi: Lưu trữ và quản lý cuộc gọi để đào tạo, đánh giá chất lượng.
Bước 3: Kiểm tra Băng Thông Internet – Yếu tố Quan trọng khi Setup Tổng Đài Ảo
Tổng đài ảo hoạt động dựa trên kết nối Internet. Đảm bảo băng thông đủ mạnh để đảm bảo chất lượng cuộc gọi:
- Băng thông tối thiểu: 100 Kbps/đường thoại.
- Độ trễ (Latency): Dưới 150 mili giây.
- Jitter: Dưới 20 mili giây.
Bước 4: Lựa chọn Thiết bị Đầu Cuối Phù hợp cho Tổng Đài Ảo
Tùy vào nhu cầu và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn:
- Softphone: Ứng dụng cài đặt trên máy tính, điện thoại di động. Phù hợp cho nhân viên di động.
- Điện thoại IP: Điện thoại bàn chuyên dụng cho tổng đài ảo.
- Tai nghe tổng đài: Kết nối với máy tính để thực hiện cuộc gọi.
Giai đoạn 2: Triển khai và Setup Tổng Đài Ảo
Giai đoạn này bao gồm các bước cài đặt và cấu hình hệ thống tổng đài ảo.
Bước 5: Chuyển đổi Số Điện Thoại Hiện Có (Nếu cần)
Doanh nghiệp có thể giữ lại số điện thoại cố định hiện tại và chuyển sang sử dụng trên tổng đài ảo.
Bước 6: Thêm và Quản lý Người Dùng trên Tổng Đài Ảo
Phân quyền, thiết lập máy nhánh, nhóm người dùng cho từng phòng ban, bộ phận.
Bước 7: Cài đặt và Cấu hình Thiết bị Đầu Cuối
Cài đặt softphone, kết nối điện thoại IP, tai nghe với hệ thống tổng đài ảo.
Bước 8: Thiết kế Kịch bản Cuộc Gọi (IVR)
Xây dựng kịch bản chào mừng, hướng dẫn người gọi, chuyển hướng cuộc gọi tự động.
Giai đoạn 3: Hoàn thiện và Tối ưu Tổng Đài Ảo
Sau khi setup tổng đài ảo, cần kiểm tra và tối ưu hệ thống để đảm bảo hoạt động ổn định.
Bước 9: Kiểm tra Kết nối Mạng
Đảm bảo kết nối mạng ổn định, không bị gián đoạn, đáp ứng yêu cầu của tổng đài ảo.
Bước 10: Kiểm tra Lại Máy Nhánh
Đảm bảo tất cả máy nhánh hoạt động bình thường, đúng vị trí, phòng ban.
Bước 11: Xây dựng Lời Chào Chuyên Nghiệp
Tạo lời chào mừng ấn tượng, chuyên nghiệp, thể hiện hình ảnh doanh nghiệp.
Bước 12: Kích hoạt Các Tính năng Bổ sung
Tùy chỉnh và sử dụng các tính năng nâng cao của tổng đài ảo để tối ưu hiệu quả hoạt động.
Trên đây là 12 bước hướng dẫn setup tổng đài ảo chi tiết. Liên hệ Alohub ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ triển khai tổng đài ảo chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn!
Giải pháp Tổng đài ảo Alohub là phương án tối ưu giúp cho doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh chóng, tiết kiệm và mang lại trải nghiệm số 1 cho khách hàng của mình.
- Giải pháp CRM và tổng đài kết hợp All-in-one
- Nghe/gọi ngay trên web, không cần cài đặt
- Quản lý và khai thác data khách hàng hiệu quả
- Giải quyết khó khoăn cuộc gọi bị khóa sim/số
- Tối ưu chi phí, pay-as-you-go
- Ứng dụng AI vào cuộc gọi
- Một số khách hàng & đối tác tiêu biểu: Viettel FPT Vinhomes Techcombank Kim Cương MP Group
