Hiện nay, Tổng đài Telesale vẫn là một kênh quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng nhanh chóng và trực tiếp. Thay vì sử dụng mô hình telesale truyền thống với nhiều hạn chế thì việc triển khai hệ thống telesale tự động (telesale automation) được xem là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình gọi điện, phân bổ khách hàng, quản lý dữ liệu và theo dõi hiệu quả bán hàng.
So sánh Telesale truyền thống vs telesale automation
Sau đây là so sánh chi tiết giữa mô hình telesale truyền thống và hệ thống telesale hiện đại.
Telesale truyền thống
Trong mô hình truyền thống, nhân viên telesale thường phải thực hiện các công việc thủ công như:
- Nhận data khách hàng từ Excel hoặc CRM
- Gọi điện thủ công từng số
- Note kết quả thủ công
- Chuyển dữ liệu cho quản lý qua file hoặc báo cáo cuối ngày
Mô hình này tồn tại nhiều hạn chế như tốn thời gian, dễ gọi trùng lặp số khách hàng, khó quản lý hiệu suất telesale, khó theo dõi lịch sử khách hàng, dữ liệu bị phân tán. Điều này khiến năng suất telesale thấp và khó mở rộng quy mô.
Telesale automation
Ngược lại với mô hình Telesale truyền thống, hệ thống telesale tự động hiện đại ngày nay sử dụng các công nghệ như: Auto dialer, CRM tích hợp, Phân bổ lead tự động, Báo cáo realtime,…Thay vì quay số thủ công, hệ thống có thể tự động gọi khách hàng từ danh sách lead, kết nối cuộc gọi với agent và ghi nhận toàn bộ dữ liệu. Chính nhờ đó mà năng suất telesale tăng lên 2–3 lần so với mô hình truyền thống.
Lead telesale đến từ đâu?
Lead (khách hàng tiềm năng) là yếu tố quan trọng trong hệ thống Telesale và nó có thể đến từ nhiều kênh Marketing khác nhau.
- Lead đến từ quảng cáo: Có thể chạy quảng cáo trên các nền tảng phổ biến như Google Ads, Facebook Ads, TikTok Ads, Zalo Ads. Dữ liệu của khách hàng đến từ việc điền form, nhắn tin hoặc đăng ký tư vấn và sau đó được đẩy vào hệ thống Telesale.
- Lead từ website: Data khách hàng có thể được lấy từ website thông qua form đăng ký, chatbot, live chat, popup đăng ký.
- Lead từ data có sẵn: Một số doanh nghiệp có sẵn dữ liệu khách hàng dựa vào nguồn khách hàng cũ, data CRM, danh sách khách hàng tiềm năng. Hệ thống telesale có thể import dữ liệu và tự động gọi theo chiến dịch.
- Lead từ các nền tảng khác: Ngoài ra, lead còn có thể đến từ Zalo OA, Messenger, Email marketing, Landing page. Nhờ tích hợp API, dữ liệu có thể tự động đồng bộ vào hệ thống telesale.
Quy trình của hệ thống telesale: Gọi – phân bổ – ghi nhận
Một hệ thống Telesale Automation thường hoạt động theo 3 bước chính.
Bước 1. Gọi tự động bằng auto dialer
Auto dialer là công nghệ cho phép hệ thống tự động quay số khách hàng trong danh sách.
Có các loại auto dialer như:
- Preview dialer: Agent xem thông tin khách hàng trước khi gọi.
- Power dialer: Hệ thống tự động gọi từng số khi agent rảnh.
- Predictive dialer: Hệ thống sử dụng thuật toán để gọi nhiều số cùng lúc và kết nối khi khách bắt máy.
Điều này giúp giảm thời gian quay số, tăng số lượng cuộc gọi mỗi ngày, tối ưu năng suất Telesale.
Bước 2. Phân bổ khách hàng tự động
Sau khi khách hàng vào hệ thống, Telesale Automation có thể tự động phân bổ Lead dựa vào các tiêu chí như theo nhóm telesale, theo khu vực, theo sản phẩm, theo lịch sử khách hàng. Nhờ đó giúp doanh nghiệp gia tăng sự chuyển đổi hiệu quả nhất.
Bước 3: Ghi nhận và lưu trữ dữ liệu
Sau mỗi cuộc gọi, hệ thống sẽ tự động lưu lại lịch sử cuộc gọi, thời lượng, ghi âm cuộc gọi, kết quả Telesale, trạng thái khách hàng.
Các trạng thái phổ biến như quan tâm, không nghe máy, hẹn gọi lại, không có nhu cầu, chốt đơn,…Toàn bộ dữ liệu được lưu trong CRM hoặc hệ thống telesale.
Automation giúp gì cho telesale?
Triển khai telesale automation mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Tăng năng suất cho hoạt động Telesale
- Quản lý tốt hiệu suất hoạt động của nhân viên
- Giảm tỷ lệ sai sót dữ liệu
- Dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động
Case telesale automation phổ biến tại Việt Nam
Tại Việt Nam, thực tế hiện này đang có nhiều ngành nghề doanh nghiệp triển khai mô hình Telesale tự động như:
- Bất động sản: Có lượng lớn Lead từ các nguồn quảng cáo Google, Facebook, sự kiện, Landing page, ….Hệ thống telesale giúp gọi khách hàng đăng ký, phân bổ sale, theo dõi lịch hẹn.
- Giáo dục: Các trung tâm đào tạo thường sử dụng mô hình Telesale tự động để tư vấn khóa học, chăm sóc học viên, chốt học viên đăng ký.
- Bảo hiểm – tài chính: Các công ty bảo hiểm thường có data khách hàng lớn. Telesale automation giúp Chạy chiến dịch gọi hàng nghìn khách mỗi ngày, Theo dõi hiệu quả telesale, Quản lý chất lượng cuộc gọi
- Thương mại điện tử: Các sàn TMĐT hoặc shop online sử dụng Telesale để xác nhận đơn hàng, Upsell sản phẩm, chăm sóc khách hàng. Giúp tăng tỷ lệ chốt đơn.
Kết luận
Hiện nay, việc triển khai hệ thống telesale tự động đang trở thành xu hướng tất yếu. Bằng cách sử dụng các công nghệ như telesale automation, auto dialer, phân bổ lead tự động, CRM tích hợp,…Giúp doanh nghiệp tăng năng suất Telesale, quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả, theo dõi hiệu suất bán hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang vận hành đội ngũ telesale lớn hoặc muốn mở rộng quy mô bán hàng qua điện thoại, triển khai hệ thống telesale automation sẽ là bước đi quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Liên hệ ngay Alohub để được tư vấn giải pháp Telesale phù hợp với doanh nghiệp nhé!
