Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng hiện nay là tổng đài ảo với nhiều tính năng vượt trội, và dịch vụ tổng đài ảo của Viettel chính là một cái tên nổi bật trong đó. Vậy dịch vụ tổng đài ảo của Viettel là gì, nó có những lợi ích gì đối với doanh nghiệp và làm sao để triển khai đúng cách? Hãy cùng AloHub khám phá ngay trong bài viết dưới đây.
Dịch vụ Tổng đài ảo của Viettel là gì?
Tổng đài ảo Viettel (hay Cloud PBX) là một hệ thống tổng đài được vận hành qua nền tảng internet mà không cần bất kỳ thiết bị máy móc vật lý nào đặt tại doanh nghiệp. Điều này trái ngược hoàn toàn với tổng đài vật lý truyền thống, vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật phức tạp và chi phí bảo trì cao. Tổng đài ảo của Viettel hoạt động thông qua công nghệ điện toán đám mây, giúp mọi kết nối, cuộc gọi nội bộ giữa các phòng ban hay cuộc gọi từ khách hàng với nhân viên, đều được xử lý mượt mà, hiệu quả mà không cần quan tâm đến khoảng cách địa lý.
Tổng đài ảo Viettel giải quyết mọi khó khăn trong việc xây dựng một hệ thống thông tin liên lạc phức tạp, chỉ cần có internet và các thiết bị như điện thoại di động hoặc laptop là bạn có thể sử dụng dịch vụ này.
Ưu điểm nổi bật của dịch vụ tổng đài ảo của Viettel
Khi lựa chọn một giải pháp tổng đài cho doanh nghiệp, việc nắm rõ những ưu điểm hàng đầu của dịch vụ là điều cần thiết. Vậy đâu là những điểm mạnh lớn nhất của tổng đài ảo của Viettel, khiến hàng nghìn doanh nghiệp quyết định sử dụng?
Tiết kiệm chi phí cơ sở hạ tầng
Một trong những lợi ích lớn nhất mà tổng đài ảo Viettel mang lại là khả năng tiết kiệm chi phí hiệu quả. Bạn không cần phải đầu tư mua sắm các thiết bị tổng đài vật lý như trước đây. Không chỉ vậy, dịch vụ tổng đài ảo của Viettel còn loại bỏ các chi phí về bảo trì, sửa chữa, nâng cấp phần cứng – những phần mà tổng đài truyền thống yêu cầu.
Thay vào đó, hệ thống được vận hành trên đám mây, mọi yêu cầu nâng cấp hay hỗ trợ kỹ thuật đều được Viettel xử lý từ xa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa ngân sách cho các hoạt động này.
Dễ dàng mở rộng quy mô
Với tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng về viễn cảnh khi muốn mở rộng hoạt động kinh doanh, cần thêm chi nhánh hay nhân viên, nhưng tổng đài hiện tại không đủ sức đáp ứng. Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp không giới hạn về số lượng máy nhánh nội bộ. Thêm vào đó, mọi thay đổi, mở rộng quy mô đều được hoạch định nhanh chóng chỉ với vài thao tác click chuột.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Đối với những doanh nghiệp lo ngại về kỹ thuật phức tạp hay quá trình học tập sử dụng dịch vụ rườm rà, tổng đài ảo Viettel hoàn toàn có thể đáp ứng. Viettel cung cấp một giao diện quản trị thân thiện, đơn giản, cho phép doanh nghiệp dễ dàng quản lý các dịch vụ cuộc gọi, cài đặt số máy, cấu trúc số nội bộ mà không yêu cầu nhiều kiến thức chuyên môn.
Tích hợp dễ dàng với CRM và các phần mềm hỗ trợ công việc
Một tính năng cực kỳ hữu ích mà dịch vụ tổng đài ảo của Viettel mang lại chính là khả năng tích hợp với hệ thống CRM (Customer Relationship Management) hay các công cụ hỗ trợ quản lý khác. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, lưu trữ và phân luồng dữ liệu khách hàng hoặc lịch sử cuộc gọi dễ dàng.
Ví dụ, khi một nhân viên telesale gọi điện cho khách hàng, tổng đài ảo Viettel sẽ tự động nhận diện số điện thoại và tải ngay thông tin từ hệ thống CRM, giúp nhân viên nắm bắt được lịch sử mua sắm, nhu cầu của khách hàng mà không phải mất thời gian tra cứu.
Tăng hiệu suất làm việc từ xa
Với tổng đài ảo, bạn có thể triển khai mô hình làm việc từ xa mà không cần lo lắng nhân viên của bạn sẽ gặp khó khăn trong việc kết nối với tổng đài chung của công ty. Nhân viên có thể sử dụng điện thoại di động hay máy tính bảng, truy cập tổng đài công ty chỉ cần có kết nối internet. Điều này mở ra vô vàn cơ hội thuận tiện cho làm việc linh hoạt, đặc biệt trong những hoàn cảnh bất ngờ như bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh.
Ứng dụng dịch vụ tổng đài ảo của Viettel trong thực tế
Hàng loạt doanh nghiệp đã và đang gặt hái được nhiều thành công từ việc nhanh chóng ứng dụng tổng đài ảo Viettel vào quá trình vận hành. Dưới đây là một số tình huống thực tế đã tạo cảm hứng mạnh mẽ cho nhiều doanh nghiệp khác:
1. Doanh nghiệp kinh doanh online
Công ty A là một doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến với hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày. Trước đây, khi lượng khách liên hệ gia tăng nhanh chóng, việc quản lý các cuộc gọi thường xuyên trì trệ do cần quá nhiều nhân sự tổng đài nội bộ, dẫn đến quá tải ngành hỗ trợ khách hàng. Giải pháp tổng đài ảo Viettel giúp công ty A phân luồng các cuộc gọi, đưa ra danh mục tự động cho khách hàng khiến quá trình xử lý cuộc gọi nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời linh hoạt mở rộng khi công ty bước vào các mùa cao điểm.
2. Công ty giao nhận và logistics
Công ty vận tải B gặp khó khăn trong việc theo dõi các công việc và khách hàng đa chi nhánh trên phạm vi cả nước. Nhờ ứng dụng tổng đài ảo, công ty B đã kết nối nhanh chóng các chi nhánh của mình chỉ thông qua một nền tảng duy nhất, giúp mọi thông tin doanh nghiệp được luân chuyển một cách mạch lạc và nhanh chóng. Không những vậy, tính năng ghi âm cuộc gọi giúp công ty phân tích và đánh giá chất lượng dịch vụ dễ dàng.
Hướng dẫn đăng ký và sử dụng dịch vụ tổng đài ảo Viettel
Để đăng ký và sử dụng hiệu quả dịch vụ tổng đài ảo của Viettel, doanh nghiệp có thể làm theo các bước sau:
1. Đăng ký dịch vụ dễ dàng
Bước đầu tiên là đăng ký dịch vụ trên trang web hoặc thông qua việc liên hệ trực tiếp với Viettel. Đội ngũ Viettel sẽ tư vấn các gói dịch vụ tùy thuộc vào yêu cầu và khối lượng công việc của doanh nghiệp.
2. Cài đặt và cấu hình cơ bản
Khi đã có tài khoản dịch vụ, bạn sẽ được cung cấp quyền truy cập vào giao diện quản trị trực tuyến của tổng đài. Tại đây, bạn có thể dễ dàng thêm hoặc bớt các số nhánh nội bộ, cấu trúc lại hệ thống nhóm làm việc và tích hợp các tiện ích như kịch bản IVR, ghi âm hoặc phân luồng cuộc gọi.
3. Quản lý và vận hành
Với giao diện thân thiện, bạn không cần nhiều kiến thức kỹ thuật để duy trì và vận hành hệ thống. Bên cạnh đó, đội ngũ hỗ trợ từ Viettel sẽ luôn đồng hành nếu bạn cần bất kỳ điều gì liên quan đến kỹ thuật.
Kết luận
Không chỉ là một giải pháp về mặt công nghệ, tổng đài ảo Viettel còn mang lại cơ hội tăng trưởng đột phá cho doanh nghiệp nhờ vào những tiện ích và tính năng hiện đại. Đối với những doanh nghiệp đang mong muốn tối ưu hóa chi phí, cải thiện hiệu suất và linh hoạt trong công việc, việc triển khai tổng đài ảo ngay lúc này là bước đi không thể bỏ qua.
Hãy để đội ngũ chuyên gia của AloHub cùng Viettel giúp bạn tiến một bước xa hơn trong kỷ nguyên số – nơi mọi sự kết nối được mở rộng, nhanh chóng, và thông minh hơn bao giờ hết! Xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn và trải nghiệm.
Giải pháp Tổng đài ảo Alohub là phương án tối ưu giúp cho doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh chóng, tiết kiệm và mang lại trải nghiệm số 1 cho khách hàng của mình.
